Le contrôle de version (par exemple Subversion) est-il applicable au suivi des documents ?

Question

Je suis responsable de plus de 100 documents (documents Word, pas de code source) qui doivent être révisés par différentes personnes de mon département. Actuellement, tous les documents sont dans un dossier partagé où ils sont récupérés, révisés et sauvegardés dans le dossier.

Ce que je fais maintenant, c'est rechercher la "date de modification" dans le dossier partagé, ouvrir les documents récemment modifiés et utiliser la fonction "Suivi des modifications" dans MS Word pour appliquer les changements. Je trouve cela un peu fastidieux.

Serait-il plus simple et plus efficace de commettre cette opération dans une base de données de contrôle de version ?

En fait, je veux conserver différentes versions d'un fichier.

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Ce que j'ai appris des réponses :

• Utilisez Time Machine pour sauvegarder une version (ou Shadow copy dans Vista)

• Il y a une différence entre le texte et les documents binaires lorsque vous utilisez l'application de contrôle de version. (Je ne savais pas cela)

• Diff ne fonctionne pas sur les fichiers binaires

• Un système de notification (par courriel) pour les révisions est très utile.

• Fonction de révision de Google Docs.

Mise à jour :

J'ai joué avec la fonction de révision de Google Docs et je pense qu'elle me convient presque. Je suis juste un peu gêné par les versions trop fréquentes (sauvegarde automatique).

Mais ce qui est bon pour moi ne signifie pas que c'est bon pour mon département. Seront-ils d'accord pour sauvegarder tous ces documents avec Google ?

Answer 1

J'ai travaillé avec des documents Word dans le SVN. Avec TortoiseSVN vous pouvez facilement différencier des documents Word (entre la copie de travail et le référentiel, ou entre deux révisions du référentiel). C'est vraiment astucieux et certainement recommandé.

L'autre chose à faire si vous utilisez des documents Word dans le SVN est d'ajouter la balise svn:needs-lock aux documents Word. Cela empêchera deux personnes d'essayer de modifier le même document en même temps, car il n'existe malheureusement aucun moyen efficace de fusionner des documents Word.

Avec les deux choses ci-dessus, la manipulation des documents Word contrôlés par révision est au moins tolérable. C'est certainement mieux que l'alternative consistant à utiliser un dossier partagé et à suivre les modifications.

Answer 2

Mais de quoi parlez-vous donc, vous les gens de Word-is-binary-so-no-diff ? TortoiseSVN, par exemple, s'intègre directement avec Word et vous permet d'utiliser la fonctionnalité intégrée de diff et de fusion de Word. Cela fonctionne très bien.

J'ai travaillé sur des projets qui stockent des documents en contrôle de version. Cela a plutôt bien fonctionné, bien que si les gens ne sont pas familiers avec le contrôle de version, ils vont probablement avoir des difficultés conceptuelles avec des choses comme "copie de travail", "fusion" et "conflit". Ne surestimez pas les capacités des utilisateurs lorsque vous planifiez votre système de gestion de documents.

Je pense qu'il existe des solutions commerciales importantes et puissantes pour tout cela, également. Je suis sûr que si vous avez assez de kilodollars, vous pouvez obtenir quelque chose qui correspond parfaitement à vos besoins. Les systèmes de gestion de documents sont une affaire importante pour les grandes entreprises.

Answer 3

Je pense qu'une question que personne ne semble avoir posée est de savoir si vous avez une obligation légale de stocker l'historique des modifications apportées aux documents ?

Que vous le fassiez ou non, cela aura un impact sur les solutions que vous pourrez envisager.

Un mécanisme de notification pour les copies périmées est également très utile. Si l'ingénieur A a une copie d'un document et que l'ingénieur B le modifie et valide les changements, vous voulez que l'ingénieur A soit notifié que sa copie est périmée.

Le contrôle des documents peut facilement devenir une véritable boîte de Pandore.

Peut-être conserver les documents sous CVS ou SVN et les configurer de manière à ce que des courriels soient générés pour ceux qui ont extrait une copie lorsque des mises à jour pour le même document sont enregistrées dans le dépôt ?

Edit : J'ai oublié d'ajouter qu'il ne faut pas oublier d'utiliser le commutateur binaire, par exemple -kb pour CVS, lors de l'ajout du nouveau document. Sinon, vous obtiendrez toutes les séquences de données qui correspondent à l'ascii pour les chaînes de mots-clés ayant les données de gestion de configuration pertinentes ajoutées, corrompant ainsi vos données de doc.

Answer 4

Si l'on sort des sentiers battus, la migration vers un Wiki serait-elle hors de question ?

Puisque vous considérez qu'il est possible de forcer vos utilisateurs à utiliser Subversion (ou quelque chose de similaire), un changement plus important semble acceptable.

Un autre objectif de migration pourrait être d'utiliser une sorte de format de document XML structuré ( DocBook me vient à l'esprit). Cela vous permettrait d'utiliser effectivement les diffs et le contrôle de la source, tout en obtenant gratuitement toutes sortes de formats de documents.

Answer 5

Sharepoint fait également un bon travail (ok décent) de versionnement des documents spécifiques à MS.